Как разработать сайт своими силами

Добавлено: 14.10.2017, 14:12 / Просмотров: 44161

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2012, N 5

КАК ПРОВЕСТИ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СВОИМИ СИЛАМИ

В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.

Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.

С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы.

Кроме того, целями аудита могут являться:

- возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному;

- сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства;

- обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства;

- повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда;

- ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т. д.

Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям. Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков.

Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав сайт комиссии (3 - 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т. д. - в зависимости от организационной структуры предприятия).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Далее необходимо проанализировать, какие документы являются обязательными, ведь именно их отсутствие влечет ответственность для работодателя. Результаты такого анализа приведены в табл. 1. При оформлении документов необходимо опираться на нормативные акты. Чаще всего используется в работе Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - Альбом N 1). При определении сроков хранения кадровики используют Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Министерством культуры РФ 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень). При проверках лучше знать свои права, которые указаны в Федеральном законе от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (ред. от 18.07.2011, далее - Закон N 294-ФЗ). Важными, часто использующимися в работе кадровой службы документами также являются Постановление Правительства от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (ред. от 19.05.2008, далее - Постановление N 225) и Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Постановление N 69).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

┌───

│ ┌──────────────────────┐

│ │ Составление плана по │

───┘ │исправлению выявленных│

│ нарушений │

┌─── └──────────────────────┘

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

│ ┌──────────────────────┐

│ │ Составление отчета о │

───┘ │ текущем состоянии │

│ кадровой документации│

┌─── └──────────────────────┘

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

│ ┌──────────────────────────┐

│ │ Определение состава │

───┘ │текущей документации и его│

│ юридической грамотности │

┌─── └──────────────────────────┘

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ │ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

│ ┌────────────────────────┐

───┘ │ Определение сроков │

└────────────────────────┘

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

┌────────────────────────┐

│ Определение цели │

└────────────────────────┘

Рис. 1

Таблица 1

Кадровые документы, ведение которых обязательно

Наименование
документа

Комментарии

Ссылка на
нормативный акт

Трудовые книжки

На всех сотрудников (за исключением
совместителей). Хранятся до увольнения
сотрудника. Невостребованные - не менее
75 лет согласно Перечню, ст. 664

ТК РФ, ст. 66

Трудовые
договоры

Со всеми сотрудниками организации
(включая совместителей, временных
работников и т. д.). Со сроком хранения
75 лет согласно Перечню, ст. 657

ТК РФ, ст. 67

Штатное
расписание

Утверждается приказом по основной
деятельности. Изменения вносятся также
при помощи таких приказов. С постоянным
сроком хранения согласно Перечню, ст. 71

ТК РФ, ст. 57.
Альбом N 1,
форма Т-3

Приказы по
основной
деятельности

С постоянным сроком хранения согласно
Перечню, п. "а" ст. 19

Альбом N 1,
Инструкция к
заполнению
формы Т-3

Приказы по
личному составу
(прием,
перевод,
увольнение)

Со сроком хранения 75 лет согласно
Перечню, п. "б" ст. 19

Альбом N 1,
формы Т-1,
Т-1а, Т-5,
Т-5а, Т-8,
Т-8а.
ТК РФ,
ст. ст. 68, 62

Заявления
сотрудников об
увольнении по
собственной
инициативе,
отпуске

Со сроком хранения 75 лет согласно
Перечню, п. "б" ст. 656

ТК РФ,
ст. ст. 80,
128, 127, 122

Правила
внутреннего
трудового
распорядка

Могут быть оформлены как приложение к
коллективному договору, ст. 190 ТК РФ. Со
сроком хранения 1 год после замены новыми
согласно Перечню, ст. 773

ТК РФ, ст. 189

Положение
(инструкция)
или другие
формы
оформления
работы с
персональными
данным
сотрудников

ТК РФ не устанавливает четкую форму
оформления данных документов. Со сроком
хранения 3 года после замены новыми
согласно Перечню, ст. 655

ТК РФ, п. 8
ст. 86

График отпусков

Утверждается работодателем не позднее
чем за две недели до наступления
календарного года. Срок хранения - 1 год
согласно Перечню, ст. 693

Альбом N 1,
форма Т-7.
ТК РФ, ст. 123

Приказы по
отпускам

Со сроком хранения 5 лет согласно
Перечню, п. "б" ст. 19

Альбом N 1,
форма Т-6, Т-6а

Личные карточки
работников Т-2

На всех сотрудников организации,
заполняются не позднее первого дня
работы. Со сроком хранения 75 лет
согласно Перечню, ст. 658

Альбом N 1,
форма Т-2

Табель учета
рабочего
времени

Со сроком хранения 5 лет согласно
Перечню, ст. 586

Альбом N 1,
форма Т-13.
ТК РФ,
ст. ст. 91, 99

Положение об
оплате труда (о
премировании, о
надбавках, о
вознаграждении
за год)

Точное наименование документа в
законодательных и нормативных актах не
установлено. Со сроком хранения 5 лет
после замены новыми согласно Перечню,
ст. 411

ТК РФ, ст. 135

Внутренний кадровый учет ведется в основном с помощью журналов. В табл. 2 приведены журналы, вести которые кадровой службе обязательно. Все журналы должны быть прошиты, пронумерованы и удостоверены печатью юридического лица в соответствии с требованиями Росархива.

Таблица 2

Кадровые журналы, ведение которых обязательно

Наименование
журнала

Комментарии

Ссылка на
нормативный акт

Книга учета
движения
трудовых книжек
и вкладышей к
ним

Должны быть пронумерованы, прошнурованы и
скреплены подписью руководителя
предприятия и сургучной печатью. Со
сроком хранения 75 лет согласно Перечню,
п. "в" ст. 695

Постановление
N 225,
п. п. 40 - 41.
Постановление
N 69

Приходно -
расходная книга
по учету
бланков
трудовых книжек
и вкладышей к
ним

Если трудовая книжка выдается работнику
впервые или оформляется вкладыш. Со
сроком хранения 5 лет согласно Перечню,
п. "д" ст. 695

Постановление
N 225,
п. п. 40 - 41.
Постановление
N 69

Журнал учета
проверок

Должен быть прошит, пронумерован и
удостоверен печатью юридического лица. Со
сроком хранения 5 лет согласно Перечню,
ст. 176

Закон N 294-ФЗ,
п. 8 ст. 16

Локальные нормативные акты

Таким образом, в любой организации должно быть как минимум пять обязательных локальных нормативных актов:

1. Штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ).

2. Положение об оплате труда (или иной документ, устанавливающий систему оплаты труда) (ст. 135 ТК РФ).

3. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ).

4. График отпусков (ст. 123 ТК РФ).

5. Положение о защите персональных данных (или иной документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных) (гл. 14 ТК РФ).

Опыт судебной практики показывает, что наиболее распространенным правонарушением в области трудового законодательства является отсутствие в организациях и у индивидуальных предпринимателей локальных нормативных актов либо в них присутствуют пункты, ухудшающие положение работников вопреки действующему законодательству. Содержание подобных пунктов может быть самым разным - например, о том, что сотрудница должна уведомить работодателя о своей беременности в течение суток с момента выявления данного факта, запрещение работнику в свободное от основной работы время заключать трудовой договор с другим работодателем или включение ИНН в список обязательных документов при приеме на работу.

Помимо вышеперечисленного перечня, существуют другие документы, которые являются обязательными для некоторых организаций в силу специфики их деятельности. Например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, коллективный договор, договор о полной материальной ответственности, положение о коммерческой тайне и др.

Особенно внимательно необходимо отнестись к должностным инструкциям. С одной стороны, они не относятся к обязательным документам, а с другой, согласно ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция. Следовательно, необходимо либо прописать должностные обязанности работника непосредственно в тексте трудового договора, либо как следует продумать должностную инструкцию. Некоторые работодатели считают, что лучше должностную инструкцию оформлять в качестве приложения к трудовому договору, которое будет являться его неотъемлемой частью. Это не запрещено, хотя надо представлять себе, что изменить трудовой договор сложнее, чем должностную инструкцию, а если она является приложением, то изменение должностной инструкции будет одновременно изменением трудового договора.

В ходе аудита кадровых документов необходимо проверить их наличие, правильность оформления, а также соответствие содержания требованиям законодательства.

Ниже приведена структура отчета по аудиту кадровой документации с примерами наиболее часто встречающихся нарушений и рекомендациями по их устранению.

Содержание отчета

по аудиту кадровой документации в компании

Первоочередные задачи по исправлению нарушений, которые по возможным последствиям и санкциям носят наиболее тяжелый характер (табл. 3).

Таблица 3

Соотнесение нарушений и уровня ответственности за них

┌───┬─────────────────┬───────────────┬───────────────────────────────────┐

│ N │ Нарушение │ Что нарушили │ Оценка рисков при продолжении │

│п/п│ │ │ данного нарушения │

├───┼─────────────────┼───────────────┼───────────────────────────────────┤

│ 1 │Выплата │ТК РФ, │Со стороны государственных органов │

│ │заработной платы │ст. ст. 136, │либо в процессе трудового конфликта│

│ │один раз в месяц │236 │работодателю будет предъявлено │

│ │без выплаты │ │обязательное требование выплатить │

│ │компенсации │ │компенсацию за задержку заработной │

│ │согласно ст. 236 │ │платы всем работникам с 2002 г. (с │

│ │ТК РФ │ │момента вступления в действие ТК │

│ │ │ │РФ). При этом за задержку выплат │

│ │ │ │более 2 месяцев предусмотрена │

│ │ │ │ответственность вплоть до уголовной│

├───┼─────────────────┼───────────────┼───────────────────────────────────┤

│ 2 │Внутренние │ТК РФ, │Согласно ст. 8 ТК РФ локальные │

│ │локальные │ст. ст. 136, │нормативные акты, принятые без │

│ │нормативные акты │135, 190 │соблюдения установленного ст. 372 │

│ │утверждены с │ │настоящего Кодекса порядка, учета │

│ │нарушением │ │мнения представительного органа │

│ │установленной в │ │работников, не подлежат применению.│

│ │трудовом │ │То есть применяемые локальные │

│ │законодательстве │ │нормативные акты являются │

│ │процедуры, т. е. │ │недействительными, что лишает │

│ │без учета мнения │ │работодателя возможности применять │

│ │представительного│ │их │

│ │органа │ │ │

└───┴─────────────────┴───────────────┴───────────────────────────────────┘

Результаты аудита кадровой документации. В табл. 4 проанализировано, какие могут наступить санкции за выявленные нарушения в оформлении документов и процедур, сразу же даны рекомендации по исправлению этих нарушений.

Таблица 4

Нарушения в оформлении документов

N
п/п

Документ и
описание
выявленных
нарушений

Ссылка на
нормативный
акт, который
нарушен
работодателем

Возможные санкции
при проведении
инспекционной
проверки и оценка
рисков
работодателя

Рекомендации по
исправлению

1

2

3

4

5

1

Трудовые книжки: порядок организации работы и оформления

В сведения о
поощрении внесена
запись о трудовой
деятельности

Постановление
N 69, п. 3.1
и бланк
трудовой
книжки

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до 50 тыс.
руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Записи, внесенные
в раздел, не
предназначенный для
таких сведений,
могут быть не
засчитаны работнику
в трудовой стаж. При
судебном
разбирательстве
ответственность за
это будет нести
организация,
допустившая такое
нарушение

Исправить, оформив
вкладыш в трудовую
книжку и перенеся
в него записи,
ошибочно внесенные
в данный раздел

2

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Журнал оформлен с
нарушением
установленных
требований (не
пронумерован и не
скреплен
сургучной печатью
или не
опломбирован)

Постановление
N 225, п. 41

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Журнал, не
оформленный
соответствующим
образом, не может
служить
доказательством
соблюдения процедуры
приема и выдачи
трудовой книжки на
руки сотруднику.
4. Возможны проблемы
при передаче журнала
в архив

Оформить в
соответствии с
требованиями
законодательства

3

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей
в нее

4

Личные карточки работников Т-2

Карточки Т-2
хранятся вместе с
копиями личных
документов
сотрудников
(данные документы
имеют разный срок
хранения)

Перечень

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 2500 до
5000 руб.; на
юридических лиц - от
200 тыс. до
300 тыс. руб. -
ст. 13.25 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Возможно
возникновение
проблем при сдаче
документов в архив

Разделить
документы по
срокам хранения

5

Приказы по личному составу

6

Приказы о приеме на работу

7

Приказы о прекращении трудового договора с работником

В основании -
расторжении не
указывается часть
статьи ТК РФ

Альбом N 1.
ТК РФ,
ст. 84.1

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Запись, внесенная
на основании приказа
в трудовую книжку,
не соответствует
формально тексту
приказа, что в
случае конфликта с
работником может
быть трактовано не в
пользу работодателя

Указывать в
дальнейшем

8

Приказы о вынесении дисциплинарного взыскания

Используется не
установленный ТК
РФ вид
дисциплинарного
взыскания в виде
штрафа

ТК РФ,
ст. 192

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до 50 тыс.
руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Снятие данного
дисциплинарного
взыскания в связи с
его незаконностью

Пересмотреть
вопрос о
дисциплинарном
взыскании

9

Приказы о переводе

10

Приказы по основной деятельности

11

Приказы на отпуск

Выдача работнику
денежной
компенсации за
неиспользованный
отпуск

ТК РФ,
ст. 126

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Претензии со
стороны налоговых
органов об
обоснованности
данных расходов

Не повторять в
дальнейшем

12

График отпусков

13

Нарушения оформления отпусков

Работнику не
вручается
уведомление о
начале отпуска за
две недели

ТК РФ,
ст. 125

Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ

Не повторять в
дальнейшем

14

Штатное расписание и документы по оплате труда

В штатном
расписании
установлена
"вилка" окладов

ТК РФ,
ст. ст. 3,
20, 22, 132,
принцип
равной платы
за труд
равной
ценности

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц
от 35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. В случае
конфликта или
инспекционной
проверки
установление
требования доплатить
работникам, которые
были
дискриминированы,
согласно требованиям
трудового
законодательства за
все время данного
нарушения с учетом
требований ст. 236
ТК РФ

Устранить данное
нарушение,
разработав
дифференцированную
систему оплаты
труда, например
разработав систему
надбавок для
дополнительной
оплаты
сотрудникам,
которые имеют
дополнительные
качества и заслуги
перед
работодателем

15

Приказы на сверхурочные работы

Привлечение
работников к
работе
сверхурочно без
достаточных к
тому оснований и
не оформляя
приказ и
письменное
согласие
работника

ТК РФ, ст. 99

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. В случае
несчастного случая
возможна даже
уголовная
ответственность за
нарушение режима
труда и отдыха
сотрудника

Не повторять в
дальнейшем

16

Табель учета рабочего времени

17

График сменности (график работы)

Графики сменности
утверждаются
менее чем за
1 месяц до
вступления в силу

ТК РФ,
ст. 103

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Работник может не
согласиться с
соблюдением графика
при нарушении срока
уведомления

Исправить
нарушение

18

Путевые листы

19

Правила внутреннего трудового распорядка (оформление)

20

Правила внутреннего трудового распорядка и изменения к ним
(содержание)

При приеме на
работу требуется
набор документов,
не установленный
законодательством
(требование
наличия диплома
устанавливается
не для всех
категорий
работников)

ТК РФ, ст. 65

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок

Устранить
нарушение,
рекомендуется
скорректировать
формулировку и
указать не
"обязан", а
"желательно", "(по
желанию
работника)"
предоставление
данных документов

Не прописан
перечень
должностей,
которым может
быть установлен
ненормированный
рабочий день

ТК РФ,
ст. 101

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок

Необходимо
добавить перечень
должностей,
которым
устанавливается
ненормированный
рабочий день

21

Положение об оплате труда и премировании работников

Положения нет, но
при этом
производится
выплата премии

ТК РФ,
ст. 135

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Возможно
обвинение в
дискриминации, т. к.
критерии
премирования не
зафиксированы ни в
локальных актах, ни
в приказах

Устранить данное
нарушение

22

Положение по защите персональных данных (или другой документ,
аналогичный по смыслу)

23

Трудовой договор (оформление)

24

Трудовой договор (содержание)

Отсутствие в
трудовых
договорах
обязательных
условий согласно
ст. 57 ТК РФ

ТК РФ, ст. 57

1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток -
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок

Рекомендуется
скорректировать
согласно трудовому
законодательству

25

Журналы регистрации других кадровых документов

Нет журнала учета
мероприятий по
контролю, который
должен быть
прошит,
пронумерован и
заверен печатью
юридического лица

Закон
N 294-ФЗ,
ст. 16, п. 8

1. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
2. Работодателю
данный журнал
необходим для
подтверждения факта
проводимой проверки

Оформить

Другие нарушения

При приеме на
работу на
руководящие
позиции не
проводится
проверка на
дисквалификацию

КоАП РФ, п. 2
ст. 32.11

1. Административный
штраф -
100 тыс. руб.
2. Признание
недействительными
документов, которые
подписывало
дисквалифицированное
лицо

Проводить
обязательно

Поскольку не существует унифицированных форм отчетности по аудиту кадровой документации, их выбор полностью зависит от лица, ответственного за его проведение. Это могут быть как докладная записка, так и акт приема-передачи дел.

После его составления необходимо будет разработать план по исправлению выявленных нарушений, назначить ответственных (как правило, это сотрудник отдела кадров) и определить сроки.

Периодичность проведения аудита зависит от многих факторов, как правило, сплошной аудит проводится один раз в 1 - 3 года, чаще - при наличии внешних обстоятельств, а именно:

- при смене руководителя отдела кадров;

- в преддверии проверки ГИТ;

- при смене руководства организации и т. д.

Примерный образец

Руководителю ООО "Синхрон"

А. А. Карпееву

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

о состоянии кадровой документации

С 28.05.2012 по 11.06.2012 мною, начальником отдела кадров Ивановой О. Н., проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определения ее состава на соответствие требованиям, предъявляемым со стороны действующего законодательства РФ, создания (восстановления, налаживания) системы и оптимизации кадровой документации. В процессе аудита выявлены следующие недостатки (несоответствия)...

Таблица сверки документов

Документы полностью
соответствуют
действующему
законодательству

Документы нуждаются в
доработке (внесении
изменений, дополнений)

Документы отсутствуют
(необходимо указать сроки
создания документов, их
утверждения и ввода)

В связи с изложенным вношу следующие предложения...

Выборочный аудит обычно проводится при внесении изменений в действующее законодательство. Поскольку оно меняется со скоростью звука, сроки могут составлять от 1 раза в месяц до 1 раза в год. В отличие от сплошного аудита, который носит более глобальный характер, выборочный, как правило, инициируется самой службой персонала и может проходить без создания комиссии. Например, при подготовке к проверке предприятия миграционной службой проверяются только документы на иностранных работников или только листы нетрудоспособности для проверки ФСС РФ и т. д.

Таким образом, периодическое проведение аудита кадровой документации помогает избежать штрафов, налагаемых контролирующими органами, приостановления деятельности организации или даже уголовной ответственности (в зависимости от тяжести выявленных нарушений). Поэтому заказчиками аудита помимо руководителя отдела кадров могут выступать как генеральный директор, так и собственник компании.

В целом можно с уверенность сказать, что аудит помогает сотруднику кадровой службы повысить свой профессиональный уровень путем выявления собственных ошибок, оценить потенциальные риски при приеме-передаче кадровой документации и многом-многом другом. Ведь, если не уделять должного внимания ведению кадрового делопроизводства, последствия в виде судебных тяжб, штрафов и дисквалификации не заставят себя долго ждать.

Библиографический список

1. Азбука кадровика: все документы по работе с персоналом: Сб. ст. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Вершина, 2008. 288 с.

2. Орловский Ю. П., Кузнецов Д. Л., Белицкая И. Я., Корякина Ю. С. Кадровое делопроизводство (правовые основы). Практ. пособие / Ответ. ред. Ю. П. Орловский. М.: Юридическая фирма "Контракт", 2008. 239 с.

3. Митрофанова В. В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика. 3-е изд., перераб. и доп. М.: Альфа-Пресс, 2011. 320 с.

А. Рогожина

Эксперт

в области управления персоналом,

руководитель

группы проектирования и сопровождения

организационных изменений

ОАО "БИНБАНК",

член Национального

союза кадровиков

Подписано в печать

11.04.2012


Закрыть ... [X]

Игры Симпсоны - играть онлайн бесплатно Собранные прически на выпускной без челки


Как разработать сайт своими силами MINI -MBA Professional - Главная : City Business School
Как разработать сайт своими силами Парапсихология Википедия
Как разработать сайт своими силами Руководители об ССП
Как разработать сайт своими силами M
Как разработать сайт своими силами Альдера - продажа стоматологического и
Как разработать сайт своими силами Вязание безрукавки спицами. Схемы вязания и фотографии